Gewöhne dir an, deine E-Mail-Flut mit ein paar Tricks zu minimieren. Trage dich aus allen unnötigen Newslettern aus. Richte dir einen gut funktionierenden SPAM Filter ein. Wir hatten Euch in einem Facebook Artikel bereits das praktische Programm spamdrain vorgestellt, mehr dazu auf spamdrain.com. SPAM Mails die trotz AntiSPAM-System nicht gestoppt werden, lässt du am besten von deinem Systemadministrator in die sogenannte Black List eintragen. Behalte die geblockten Adressen im Auge, auch für dich vertrauenswürdige IP Adressen können durch das Setzen der zu blockenden IP Adressen versehentlich als SPAM deklariert werden. Dennoch bleibt die Blacklist eine sehr zuverlässige Methode, Werbemails zu blockieren und somit Zeit für das Wesentliche in deinem Beruf zu gewinnen.

Fokussiere dich auf deine Projekte – je weniger Ablenkung, desto effizienter die Arbeit. Checke deine E-Mails nur zweimal am Tag. Prüfe deine E-Mails das erste Mal Mittags um 12:00 Uhr und ein zweites Mal um 16:00 Uhr. Arbeite jede E-Mail Schritt für Schritt ab. Im Durchschnitt erhält jeder Mitarbeiter 20 relevante E-Mails pro Tag, somit beantwortest du in jedem der beiden Zeitfenster durchschnittlich 10 E-Mails. Nach Beantwortung der letzten E-Mail schließt du dein E-Mail Programm bis zum nächsten Zeitfenster. Während deines projektbezogenen Arbeitsprozesses sollte gewährleistet sein, dass keine E-Mail Benachrichtigungen auf deinem Desktop eingeblendet werden.

Ähnlich zeitraubend ist der Umgang mit deinem Smartphone. Ständig leuchtet eine WhatsApp-Nachricht auf. Dies verleitet dazu, sofort das Smartphone in die Hand zu nehmen und Nachrichten direkt zu beantworten. Lege dein Mobiltelefon außer Sichtweite oder deaktiviere deine Pop-Up Nachrichten. Auch die sozialen Netzwerke sind dafür bekannt, unzählige Info-E-Mails zu verbreiten. Deaktiviere in den Einstellungen alle unnötigen Hinweis-E-Mails oder Beitragsbenachrichtigungen. Rufe Facebook & Co nur bei konkretem Anliegen auf, maximal ein oder zweimal am Tag.